Siden sommer har det været lovkrav, at alle lønmodtagere skal registrere arbejdstid.
Men en nylig afgørelse i en faglig voldgift afslører, at der fortsat er en del usikkerhed om reglerne og ikke mindst undtagelserne.
Derfor bringer Magasinet Arbejdsmiljø her den ultimative guide over de seks ting, du skal huske at have styr, på samt én ting, du for alt i verden skal undgå.
1. Anskaf et pålideligt system
Det er arbejdsgiverens ansvar at sørge for, at der er et objektivt, pålideligt og gennemskueligt system for de ansatte til at registrere arbejdstid. Derudover er der ellers metodefrihed og altså ingen formkrav, og det kan være timesedler eller Excel-ark.
Arbejdsgiveren skal dog gemme oplysninger om ansattes arbejdstid i fem år, hvorfor et digitalt system for de fleste nok vil være at foretrække.
2. Få systemet implementeret
Systemet skal implementeres på en måde, så alle medarbejdere kan bruge det. Det kan også være en god ide at formulere et forpligtelse til at registrere sin arbejdstid i medarbejderes ansættelseskontrakt, så en eventuel undladelse kan få konsekvenser for ansættelsesforholdet, som det gælder med virksomhedens øvrige politikker og retningslinjer.
Men det er i lovens forstand arbejdsgiverens ansvar, at medarbejderne rent faktisk registrerer sin arbejdstid, derfor kan det være en god ide at være skarp på kravene til medarbejderne.
3. Lav en arbejdstidspolitik
Det kan være en god ide at formulere en arbejdstidspolitik eventuelt i samarbejde med medarbejderrepræsentanter. Under alle omstændigheder kræver det et overblik over, hvem der skal registrere arbejdstid, og hvem der er undtaget for reglerne.
Direktører, selvstændige og såkaldte selvtilrettelæggere er undtaget for lovkravet, og det kan være en god ide at kortlægge medarbejderstaben her på forhånd, så der ikke opstår tvivl.
Derudover vil der også være arbejdspladser med medarbejdere, der har samfundskritiske opgaver, der kan være undtaget 48-timers-reglen og reglerne for hviletidsbestemmelser, som er det, loven om arbejdstidsregistrering skal føre kontrol med.
Derudover er det værd at opklare, hvad der tæller som arbejdstid. Hvad skal registreres som arbejdstid og hvornår?
4. Overvåg om systemet fungerer
I og med at det er arbejdsgiverens ansvar at sikre at systemet bliver anvendt, og at det er pålideligt og troværdigt og arkiveres i en række år, kan det være gavnligt at overvåge det indførte system løbende og rette eventuelle fejl og misforståelser.
Ansatte har også krav på indsigt i deres egne arbejdstidsregistreringer, så det kan også være værd at inddrage medarbejderrepræsentanter.
5. Overvåg om maksimal arbejdstid og hviletid overholdes
Hele formålet med kravet om arbejdstidsregistrering er at holde øje med om reglerne om maksimal ugentlig arbejdstid samt at hviletidsbestemmelserne overholdes.
Altså konkret må ansattes arbejdstid i hovedreglen højest være 48 timer i gennemsnit per uge set over en periode på fire måneder, og du skal have mindst 11 timers sammenhængende hvile inden for et døgn og har krav på et fridøgn i løbet af en uge.
Arbejdstilsynet kan bede om at få jeres arbejdstidsregistrering udleveret, hvis de har mistanke om brud på ovenstående regler.
6. Vær knivskarp på undtagelserne
Direktører, selvstændige og selvtilrettelæggere er undtaget reglerne for arbejdstidsregistrering. Og hvor særligt de to førstnævnte kan være nemme at kategorisere, så har det vist sig at være en anelse mere vanskeligt med de såkaldte selvtilrettelæggere.
En afgørelse i en faglig voldgift i begyndelsen af januar har slået fast, at definitionen af en selvtilrettelægger er rimelig snæver. Du kan ikke betragtes som selvtilrettelægger, hvis du er bundet af dine arbejdsopgaver med deadlines.
En selvtilrettelægger vil typisk være en højtstående ledere eller meget selvstændige forskere uden personaleansvar.
Det skal desuden fremgå eksplicit af ansættelseskontrakten, at man selv tilrettelægger sit arbejde.
7. Du må ikke kategorisere hele medarbejdergrupper som selvtilrettelæggere
Og det leder os til den i skrivende stund største dødssynd, når det gælder arbejdstidsregistrering, som kommer i naturlig forlængelse af punkt seks.
Du må ikke kategorisere en hel gruppe af medarbejdere som selvtilrettelæggere. Det vil altid bero på en konkret vurdering.
Den føromtalte afgørelse i den faglige voldgift vakte stor glæde hos Akademikerne, som mener, at offentlige arbejdspladser har en tendens til at bruge undtagelsen om selvtilrettelæggere som et smuthul til at undgå at leve op til kravet.
Afgørelsen peger da netop også på, at du ikke kan kategorisere en helt gruppe som for eksempel specialkonsulenter i staten som selvtilrettelæggere.
